ganhar dinheiro!". Embora pareça
uma brincadeira, este ditado nos leva a
uma significativa reflexão: - Isto
está acontecendo comigo? Ando tão
ocupado que não tenho mais tempo para
as coisas que realmente importam?
No trabalho de consultoria temos
encontrado situações como esta, e com
mais frequência do que esperávamos
encontrar. Isto é, existe muita gente
trabalhando tanto que não tem mais
tempo para ganhar dinheiro e fazer
coisas que considera importante para
seu bem estar. Ou então, a pessoa
está tão envolvida com o trivial do
dia-a-dia que não encontra tempo para
o que realmente importa, sua
efetividade e sua felicidade.
Isto tem fortes motivos para estar
acontecendo e é quase uma evolução
natural do processo de crescimento de
uma empresa; par e passo com a
evolução do seu sistema gerencial, e
das pessoas no progresso das suas
carreiras. É muito fácil compreender
o processo.
COM AS EMPRESAS:
No início da vida de uma empresa
seu(s) fundador(es) faz(em) praticamente
tudo, pelo menos no que diz respeito
ao gerenciamento e controle. A
empresa vai crescendo e as pessoas
continuam agindo como sempre agiram
antes. Só que, quanto mais a empresa
cresce, mais sobrecarregadas essas
pessoas-chave vão ficando.
Como "o uso do cachimbo faz a
boca torta", sem que se perceba cria-se o
hábito de que o excesso de atividade
sem tempo para refletir, planejar e
organizar, é salutar para o negócio -
uma visão parcial e até certo ponto
distorcida. Este hábito, então, passa
a ser o modo de vida dos donos e das
pessoas-chave do negócio.
Outro perigo, muito grande, é o
afastamento destas mesmas pessoas de seus
clientes e de seu mercado. Elas estão
tão ocupadas que não sobra tempo
para os clientes, para avaliar
adequadamente o que está acontecendo no
mercado e na concorrência para
ajustar os processos e a organização. Isto
se refle também no treinamento
interno, essenciais num negócio em
crescimento.
O mesmo efeito é igualmente causado
quando acontece um crescimento rápido,
ou mudanças aceleradas.
COM AS PESSOAS:
Em geral começamos nossas carreiras
profissionais fazendo tudo nós mesmos
e, como não sabemos ainda fazer muita
coisa, só alcançamos até onde
conseguimos. Com o tempo, conseguimos
fazer mais, a empresa confia mais em
nós e nosso trabalho começa a
aumentar. Não demora muito, fazer tudo
sozinho e da forma como fazíamos no
começo não dá mais, o tempo não é mais
suficiente. E, ficando como está, a
coisa só vai piorar.
Para que o volume de trabalho destas
pessoas-chave nas empresas, e dos
profissionais sobrecarregados em
geral, volte a níveis humanamente
viáveis, duas ações básicas são
necessárias:
a) Selecionar, treinar e capacitar
pessoas para desempenharem as
atividades que, no momento, só elas
fazem, para que possam delegar
tarefas.
b) Melhorar a organização do seu
tempo pessoal.
Quando delegamos atividades para
pessoas não preparadas, acontece o
"efeito bumerangue" e o
trabalho volta a quem o delegou. O problema é que
treinar e capacitar pessoas toma
tempo, um tempo que não se tem mais.
Então, caímos num perverso círculo
vicioso: não conseguimos capacitar
outros para aliviar a sobrecarga.
A empresa vai crescendo e
necessitando de mais pessoas preparadas, que não
são capacitadas por falta de tempo, e
as pessoas mais importantes da
empresa vão ficando cada vez mais
sobrecarregadas.Como somos todos
humanos, com limites de efetividade,
o bolso e/ou qualidade de vida dos
empresários, executivos e pessoas
chave vão se deteriorando. Felizmente,
este tipo de situação tem cura!
Não vamos dizer que a cura é fácil,
mas podemos afirmar que o processo é
bem melhor e mais vantajoso que a
doença. Ele precisa apenas ser
compreendido nas suas diversas etapas
e de disciplina para "tomar o
remédio"; ou seja, fazer as
mudanças necessárias.Porque se não mudar nada,
nada vai mudar!
A Solução para ter mais tempo para
ganhar dinheiro e melhor qualidade de
vida tem os seguintes componentes:
1) Melhor gerenciamento do nosso
tempo.
2) Gastar mais tempo com coisas
importantes.
3) Capacitar pessoas, controlar e
delegar.
4) Disposição para aprender coisas
novas, ou "humildade estratégica".
Vamos comentar cada um deles:
1) Melhor gerenciamento do nosso
Tempo: Existe uma característica muito
interessante com o Tempo - ele é a
variável mais democrática e equânime
que temos no nosso trabalho e na
nossa vida. Rico/pobre, feio/bonito,
baixo/alto, gordo ou magro, todos nós
recebemos diariamente a mesma
quantidade de tempo - 24 horas.
Para dificultar as coisas, por mais
espertos que sejamos não conseguimos
guardar um segundo para usar no dia
seguinte, a perecibilidade do tempo é
completa-se você não usar, perdeu.
Dadas suas características não
podemos tratar o tempo do mesmo modo que
tratamos as outras variáveis no nosso
trabalho; assim como o dinheiro, as
matérias primas ou mesmo a mão de
obra. A rigor, não gerenciamos o tempo,
ele flui no seu próprio ritmo e não
está nem aí para nós - nós o
inventamos e agora somos escravos
dele.
A evolução tecnológica apenas
aumentou a precisão com que medimos os
segundos, minutos e horas; não
acrescentou um átimo ao nosso tempo. O que
podemos fazer não se aplica ao Tempo,
mas sim à nossa atuação no tempo que
temos.
Isto compreendido, estamos prontos
para focar nossa atenção onde ela pode
gerar melhores resultados, isto é: na
organização da nossa atuação no
tempo que temos.
Esta organização começa com uma LISTA
DE ATIVIDADES.
Embora pareça muito simples, ela é a
base para as próximas ações e para
organizar o seu dia, mantenha-a
sempre à mão.
Comece relacionando as principais atividades
do seu cotidiano; e então,
inclua o que você vem adiando, ou que
não havia pensado antes. Certamente
vão surgir muitas coisas que não
estavam anotadas na sua lista original; e
sabemos, lá no fundo, o quanto elas
enriquecem nossas vidas.
Não subestime ou deixe de fazer sua
Lista de Atividades, ela é como o
alicerce de uma construção, sem ela
todo o seu gerenciamento do tempo vai
por água abaixo. Com sua lista pronta
você pode seguir para a segunda
etapa.
2) Gastar mais tempo com coisas
Importantes: Um aspecto importante a se
considerar é o conceito da "Lei
de Pareto" (1848-1923) de que, na
Natureza, uma pequena porcentagem das
causas responde por uma grande
porcentagem dos efeitos. Ou seja,
cerca de 20% dos clientes responde por
80% das vendas; 20% dos itens
representam 80% do inventário; e assim por
diante.
Ora, se usarmos nosso tempo em 20%
das coisas a serem feitas, mas que
representem o que vai nos levar a 80%
dos resultados, estaremos usando
muito melhor nossos recursos.
Este é o "pulo do gato"
para nossa produtividade pessoal - usar nosso
tempo no que é mais importante.
Para isso, você começa definindo
prioridades para cada atividade, e uma
forma prática de identificar estas
atividades de alta alavancagem é usar a
MATRIZ DE PRIORIDADES.
Concentre sua atenção e energia nos
quadrantes A e B.
. Os itens em A (urgentes e
importantes) você não pode se permitir não
fazer, ou vão impactar muito sua vida
e seus resultados. Exemplo:
necessidades fisiológicas, fogo no
prédio, presidente chamando, cliente
esperando.
. Os itens em B (importantes e não
urgentes) são os que mais merecem sua
atenção; os grandes alavancadores da
sua produtividade. No quadrante B
estão as duas principais categorias
de atividades:
- As que vão eliminar as urgências
(tipo consertar o telhado antes de
começar a chover).
- As que trarão, se forem realizadas,
grande impacto na sua vida
profissional ou pessoal.
Examine com cuidado as atividades dos
quadrantes C e D.(C) Se possível,
não faça ou delegue, se, e quando
tiverem alguma relevância.Os itens em D,
na sua maioria, fazem você perder
tempo no seu trabalho e podem ser
dispensados.
Feito isto, você está pronto para
"o grande segredo de usar bem o seu
tempo"- o AGENDAMENTO PRÉVIO.
. Reserve tempo, toda semana, para
organizar sua Agenda.
. Aloque tempo para as atividades
importantes.
. Aloque as urgentes pela sua
urgência. Deixe, porém, cada vez mais tempo
para as atividades importantes.
. Faça o que programou. Agende novamente o que não conseguiu fazer.
Aos poucos, suas atividades urgentes
vão começar a diminuir porque você
gastou tempo prevenindo e evitando
problemas (é mais fácil desligar o gás
que apagar um incêndio).
Modelo de Agenda Semanal: Existem
muitos modelos, você pode encontrar os
mais populares no Outlook -
Calendário (Microsoft Office) e no
Google
Agenda.
3) Capacitar pessoas, controlar e
delegar: Delegue tudo que outros possam
fazer por você, tão bem quanto você,
ou quase. Não tenha medo de ficar sem
serviço, isso não vai acontecer.
Delegue a atividade, não a
responsabilidade; mas lembre-se de determinar a
autoridade. Se você é o responsável,
vai continuar responsável, por isso
precisa ter certeza que o que você
delegou pode ser feito, está sendo e
foi feito. Precisa de mecanismos para
acompanhar e controlar o que
delegou.
Prepare-se para derrubar as barreiras
que você se auto-impõe, saiba lidar
com elas:
Desejo de Perfeição: O perfeito é
inimigo do ótimo e do bom, e é um
desperdiçador de tempo.
Falta de Confiança nos Outros: Avalie
o risco e tome as providências para
minimizá-lo - ensine, oriente e
acompanhe, mas delegue!
Falso Senso de Eficiência: "Eu
posso fazer isso rapidamente em meia hora".
Nesta meia hora faça algo que só você
realmente pode fazer. Algo que seja
mais valioso para a organização.
Sem Delegação Não Há Evolução!
Todavia, para poder delegar você precisará
ter processos mais estruturados (para
facilitar a capacitação das pessoas)
e controles (para verificar se elas
estão fazendo o que você quer).
4) Disposição para aprender coisas
novas; atitude que chamamos de
"humildade estratégica":
Talvez fruto da nossa natureza, ou do
nosso sistema de ensino, mas
aprender coisas causa uma grande
ansiedade nas pessoas. É como se, saber
tudo, fosse uma característica vital
para a sobrevivência do "EU", do
nosso senso pessoal de identidade, e
não saber alguma coisa um grande
demérito pessoal. Isto limita o
desenvolvimento pessoal, pois ninguém sabe
tudo e a evolução só acontece quando
aprendemos coisas novas.
Profissionais experientes em
Consultoria vivenciam diferentes realidades e
processos de negócios e contribuem
para o aumento de produtividade das
empresas ajudando em seus processos
de trabalho. Controles e informações
gerenciais têm sido observados como
uma carência que deve e pode ser
resolvida. Assim como treinamento e
capacitação de funcionários, no
próprio trabalho ou fora dele.
Geralmente não conseguimos ver aquilo
que está muito perto, como nosso
próprio nariz. Nos acostumamos com o
modo como as coisas são feitas e não
enxergamos como podem ser melhoradas.
Isto está diretamente relacionado ao
processo cognitivo humano através do
qual percebemos e tomamos consciência
da realidade.
As limitações da cognição humana
estão muito bem explicadas no livro do
escritor americano Daniel Golemann,
"Mentiras Essenciais, Verdades
Simples".
Este processo acontece por uma
característica importante dos processos
mentais que é a capacidade que temos
de criar pontos cegos psicológicos de
percepção da nossa realidade.
Golemann nos fala que a essência da
auto-ilusão é que "não vemos o
que não vemos". Conscientemente não estamos
nos enganando, apenas não estamos
vendo.
A auto-ilusão age tanto na mente do
individuo como na consciência coletiva
de um grupo. O preço para se
pertencer a um grupo é a cegueira de não mais
se notar o que não deve ser notado.
Assim, a visão de mundo aceita por
aquele grupo se perpetua e se mantém.
O processo de conscientização é como
uma moldura ou o campo de visão da
máquina fotográfica, nossa atenção se
concentra no que está dentro desta
moldura, o que está fora é cortado,
desaparece. A atenção define o que
notamos, mas faz isto com tanta
sutileza que raramente percebemos como não
notamos. A atenção é a moldura em
torno da experiência.
Assim como a moldura errada interfere
e arruína um quadro, a atenção
distorcida deforma a experiência e
inibe a ação.
A história popular "os cinco
cegos e o elefante" ilustra bem este fato: -
Dizem que na antiga Índia, cinco
cegos foram apresentados pela primeira
vez a um elefante. Depois, foi
perguntado que bicho era aquele.
O primeiro respondeu que era parecido
com um cobertor, o segundo com uma
árvore, o terceiro com um barranco, o
quarto com uma cobra e o quinto com
uma corda. Na verdade, cada um tocou
em partes diferentes do animal - o
primeiro pegou na orelha, o segundo
na perna, o terceiro na barriga, o
quarto na tromba e o quinto na cauda.
Entendemos, a partir daí, que cada
um de nós percebe a realidade
conforme nosso ponto de vista, nossa posição
e percepção.
Filtros de percepção são essenciais
em virtude do grande fluxo de dados
acessíveis aos nossos sentidos em
cada momento. O córtex, a área mais nova
do cérebro humano, gasta grande parte
da sua energia separando e
escolhendo as informações deste
fluxo. Percepção é seleção.
Sem seleção, a experiência seria um
caos completo. A informação é filtrada
de um modo geral para o bem. Porém, a
própria capacidade do cérebro para
fazer isto o torna vulnerável à
deturpação do que é admitido e do que é
rejeitado. A atenção é governada por
forças conscientes e inconscientes.
O paradoxo deste processo é mais ou
menos assim: O alcance do que pensamos
e fazemos é limitado por aquilo que
deixamos de notar. E por que deixamos
de notar, pouco fazemos para mudar,
já que não vemos o que está lá na
nossa consciência.
O processo é mais ou menos assim:
Para aumentar nossa efetividade
precisamos ativar os processos que tornam
nossos esquemas evolutivos flexíveis
e vivos. Uma forma de facilitar este
processo, de conseguirmos lidar com o
pensamento automático e os
esquemas/filtros da percepção, é a
ajuda de pessoas com percepções e
esquemas diferentes dos nossos.
- Ajudando a ver o que não conseguimos
ver - a identificar problemas e
oportunidades não percebidas e que,
em geral, são exatamente aquelas que
afetam significativamente os
resultados futuros (os "milagres reservados
aos santos de fora"). Observamos
uma melhoria significativa em todas as
empresas que compreenderam a
importância desse trabalho.
- Ajudando a fazer as mudanças que
não conseguimos fazer sozinhos -como as
resoluções de "ano novo"
nos ensinam, mudar é uma coisa muito difícil,
todos nós sabemos isso.
Técnicas novas surgiram na área de
Coaching nas empresas, ajudando pessoas
a desenvolverem competências, atingir
metas e mudar para melhor
despertando seu potencial enquanto
elevam o nível de consciência, mas com
os pés no chão. Isto tem trazido
muitos benefícios com a geração de novas
perspectivas, mudando a visão de
problemas para possibilidades e
oportunidades.
"Um Coach ou Orientador é,
algumas vezes, alguém que diz o que você não
quer ouvir, mostra o que você não
quer ver, para ajudar você a ser quem
você sempre soube que poderia
ser." (Tom Landry)
A "humildade estratégica" é
pré-requisito para se conseguir aproveitar
este conceito, o reconhecimento de
que temos o direito de evoluir e
aprender coisas novas e estar
disposto a tal. Aprender requer um estado
receptivo da mente, reconhecer que,
embora eu saiba muita coisa, não sei
tudo, como ninguém no mundo sabe
tudo. De que outras pessoas podem ter
conhecimentos que eu não tenho, e que
eu posso me beneficiar se os
aprender e depois torná-los meus. É
compreender que se não mudar nada,
nada vai mudar!
Gerenciar o Tempo é uma metáfora; é
Gerenciar você; usando as ferramentas
cognitivas que facilitam sua
produtividade e conseguir ser efetivo no que
você faz dentro do tempo que você
tem, transformando isso num hábito, com
autodisciplina.
Diz-se que Tempo é dinheiro, mas é
principalmente vida, pois é aí que ele
acontece - pense nisso!
Boa Sorte e Bons Negócios!
Você
pode obter mais informações sobre gestão do tempo no Livro A
METÁFORA DO TEMPO, ou no curso da
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Qualquer dúvida, ou informação
adicional, entre em contato.
Cordialmente,
Marco Antonio
PRO$PER consultoria e treinamento
TELEFONE: (21) 2742-4335; 9976-4877 e
9611-6922
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